iDoc è un applicativo studiato per gestire sia l'archiviazione di documenti in formato digitale sia il flusso di documenti (workflow) in ambito aziendale e professionale.
I documenti prodotti da altri applicativi o ricevuti come allegati email, possono essere archiviati in modo organizzato secondo le diverse esigenze aziendali.
Tutti i documenti vengono catalogati ed archiviati in un unico archivio e possono essere rintracciati e riprodotti nei seguenti modi:
- stampati su carta;
- inviati via fax attraverso un fax server;
- come allegato di posta elettronica.
Attraverso le chiavi di ricerca (ad es. categoria, data, mittente, destinatario, scadenza, pratica, ecc.) vengono memorizzati, per ciascun documento, gli elementi idonei al recupero delle informazioni archiviate oppure l'intero testo del documento stesso.
Inoltre, chi archivia può stabilire quale utente o gruppo di utenti è abilitato a consultare documenti riservati, rispettando le disposizioni relative alla legge sulla privacy.
Il flusso dei documenti (workflow) consente di gestire e monitorare il passaggio dei documenti attraverso le varie funzioni aziendali, consentendo la tracciabilità degli stessi e attribuendo uno status al documento (es. "approvato ufficio ordini", "alla firma", "da spedire").
iDoc, oltre ad essere nativamente integrato con i maggiori applicativi (es. MS Office) presenti sul mercato, è integrabile con qualsiasi applicativo gestionale.
Moduli iDoc
ACTIVE DOCUMENT WORD. Integra MS Word consentendo, direttamente da Word, la definizione delle chiavi di ricerca e l'archiviazione del nuovo documento in iDoc.
INTEGRAZIONE COMPLETA TRA iDoc E MS-OUTLOOK. Archivia le email in iDoc semplicemente cliccando su un pulsante inserito nella barra degli strumenti e nel menu File di Outlook.
DECODIFICA BARCODE. Esegue la decodifica dei codici a barre presenti in un documento, assegnando automaticamente le chiavi di ricerca.
ARCHIVIAZIONE E CONSULTAZIONE DOCUMENTI VIA WEB. E' un prodotto web- based che consente, attraverso l'uso di un qualsiasi browser, la consultazione, archiviazione e condivisione di documenti (sia in locale sia da postazioni remote).
VIRTUAL ROOM FILE. E' una interfaccia per la consultazione molto semplice da utilizzare anche per gli utenti che hanno poca dimestichezza con il computer, che riproduce visivamente la gestione dei documenti attraverso i classici faldoni.
RICONOSCIMENTO OCR. Trasforma un'immagine in testo.
OCR AVANZATO. Consente il riconoscimento automatico delle chiavi di archiviazione senza utilizzo della mappatura posizionale.
ARCHIVIAZIONE CONSERVATIVA. Esegue tutto il ciclo di conservazione sostitutiva dei documenti ai fini legali, attraverso il quale è possibile eliminare i documenti cartacei previsti dalla legge.